Příručka
Pár principů, které se dají použít hned na příští e-mail
Tahle stránka slouží jako rychlá reference. Nemusíte si pamatovat všechno najednou, stačí si k ní čas od času vrátit, když budete text upravovat.
Čtyři principy struktury
Podstatné nahoru
První dvě věty by měly čtenáři říct, o co jde a co se od něj čeká. Kontext a zdůvodnění mohou následovat níž, pro ty, kdo je chtějí znát.
Jedna myšlenka na odstavec
Když se v jednom odstavci sejde víc témat, čtenář si často odnese jen to první. Rozdělení do kratších bloků pomáhá udržet pozornost i strukturu.
Konkrétní další krok
Text by měl skončit jasně: co má čtenář udělat, do kdy, případně komu odpovědět. Nejasné zakončení typu "dejte vědět" často vede k tomu, že se nestane nic.
Krátké věty tam, kde rozhoduje čtenář
V pasážích, kde má čtenář něco schválit nebo rozhodnout, pomáhají kratší věty s jedním hlavním slovesem. Snižuje se tím riziko, že se ztratí v souvětí.
Ukázka úpravy: žádost o schválení termínu
Původní verze
Dobrý den, chtěl bych se zeptat, jestli by bylo možné, kdybyste měl chvilku čas se na to podívat, protože bychom potřebovali vědět, jak to bude s termínem toho projektu, o kterém jsme mluvili minule na poradě, protože klient se ptá a my mu chceme dát nějakou odpověď co nejdřív, pokud to půjde.
Upravená verze
Dobrý den, potřebuji potvrdit termín projektu, o kterém jsme mluvili na poslední poradě. Klient se ptá na odpověď do pátku. Můžete mi prosím do středy napsat, jestli termín 15. 8. platí?
Obě verze říkají v podstatě totéž. Rozdíl je v tom, jak rychle se čtenář dostane k tomu, co má udělat, a do kdy.
Rychlá kontrola před odesláním
- Je z první věty jasné, o co jde?
- Obsahuje text konkrétní termín nebo další krok?
- Dá se některá věta škrtnout, aniž by se ztratil smysl?
- Odpovídá tón vztahu s příjemcem?
- Přečetli byste si tenhle text sami, kdybyste ho dostali?
Chcete projít tyhle principy na vlastních textech?
Napište nám pár vět o tom, s čím se v psaní nejčastěji potýkáte. Domluvíme se, jestli má smysl jednorázová konzultace nebo delší spolupráce.
Domluvit konzultaci